Nei più disparati ambiti lavorativi si parla sempre di più dei workshop aziendali e della loro importanza per far crescere un’impresa o un negozio. Ma cosa sono i workshop aziendali? Più che riunioni di lavoro, sono veri e propri incontri aziendali dove si predilige maggiormente l’aspetto pratico rispetto a quello teorico creando dei gruppi di lavoro.
I workshop aziendali servono per risolvere piccoli o grandi conflitti sul lavoro all’interno dei team, o semplicemente per permettere ai vari dipendenti di interfacciarsi e individuare le strategie più efficaci per aumentare la produttività aziendale.
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Cosa sono i workshop aziendali? La definizione
Da un punto di vista etimologico workshop è una crasi di due parole: work, che significa lavoro, e shop che può essere tradotto con bottega. Il workshop può essere inteso come laboratorio, dove un gruppo di lavoro collettivo sperimenta e crea progetti.
La definizione, nata nei laboratori teatrali e artistici, lentamente è stata sdoganata in vari ambiti, dallo studio per poi approdare fino al mondo lavorativo.
Nei workshop tutti i partecipanti sono parte attiva del progetto e possono condividere le loro idee in una sorta di brainstorming collettivo.
L’obiettivo è raggiungere un risultato finale, al quale tutti hanno partecipato dando il loro contributo. In questo modo si ravviva lo spirito di squadra e si contrastano problemi endemici delle aziende moderne come il burnout, il turnover, l’assenteismo e il quiet quitting.
Ai partecipanti viene generalmente affiancato un esperto del settore, che condivide la sua esperienza e la sua professionalità coinvolgendo tutti e consentendo loro di formarsi e crescere professionalmente.
Quanto dura un workshop e come è strutturato?
Un workshop mediamente può avere una durata minima di 2 ore fino ad un massimo di due giorni. Molto però dipende dagli obiettivi che si intende perseguire. Se ad esempio l’obiettivo finale è affinare le soft skills dei partecipanti, operazione che richiede più tempo, potrebbero essere richieste più sedute per un periodo di tempo prolungato. Un workshop, a differenza di altri metodi di formazione dove i partecipanti si limitano ad apprendere informazioni, è di tipo esperienziale, quindi basato su lezioni frontali o presentazioni.
Un workshop si suddivide in 3 fasi principali:
- introduzione. Per prima cosa il relatore, o comunque chi conduce il workshop, deve conquistare la fiducia dei partecipanti. Il relatore-formatore potrebbe essere percepito dai partecipanti come una persona che si pone su un piano superiore. Così non è, anzi, il formatore deve mettersi al livello dei partecipanti per creare subito un rapporto di empatia e di fiducia;
- moduli di formazione. I partecipanti svolgeranno uno o più moduli per acquisire le competenze necessarie;
- conclusione. Alla fine il workshop si conclude con un riassunto di ciò che è stato fatto e con alcuni suggerimenti su come mettere in pratica nella vita lavorativa reale i concetti appresi.
Come organizzare un workshop di successo?
Passiamo adesso all’aspetto organizzativo del workshop, che prevede una serie di fasi e di step per fare in modo che tutto funzioni perfettamente.
Possiamo individuare almeno 4 step per organizzare un workshop di successo:
- stabilire gli obiettivi da raggiungere;
- definire il pubblico target;
- scegliere il formato;
- individuare la location.
Stabilire gli obiettivi da raggiungere
Ogni workshop può avere finalità diverse, quindi la prima cosa da fare è stabilire quali sono gli obiettivi da raggiungere e il tema dell’evento. I workshop possono essere finalizzati a realizzare un progetto o un prodotto, formare e ampliare un team oppure sviluppare una strategia ben definita.
Definire il pubblico target
Il secondo step è definire il pubblico al quale è rivolto il workshop. Puoi ad esempio creare un evento destinato a un team o un gruppo specifico di lavoro, oppure per una cerchia ristretta di clienti.
Sarebbe comunque una buona idea scegliere un gruppo non troppo omogeneo, favorendo così il confronto tra menti diverse e tra idee differenti e anche contrastanti.
Scegliere il formato
Altro step importante è la scelta del formato che deve tener conto dei partecipanti e del loro livello di conoscenza. Esistono numerosi formati che possiamo così elencare:
- workshop pratico: i partecipanti vengono invitati a svolgere esercizi o simulazioni durante il processo di formazione;
- conferenza: il relatore-formatore, con l’ausilio di supporti visivi, tiene una presentazione;
- dibattito: un gruppo di esperti discute di un argomento davanti al pubblico selezionato;
- discussione di gruppo: la discussione viene gestita da un moderatore ma sono principalmente i partecipanti che si confrontano su un determinato argomento;
- tavola rotonda: i partecipanti siedono ad una tavola rotonda e confrontano le loro idee;
- webinar: un seminario online al quale tutti possono partecipare;
- lezione interattiva: un evento a metà tra una lezione e un workshop pratico.
Individuare la location
L’ultimo step riguarda la location, che merita un’attenzione particolare soprattutto se si tratta di uno spazio fisico.
Gli elementi da tenere a mente sono principalmente 4:
- numero sufficiente di sedie e di tavoli;
- ottima connessione wi-fi;
- lavagne luminose, tablet, impianti audio-visivi e proiettori;
- servizio di catering o spazi ricreativi.
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