Cosa sono le differenze inventariali e come prevenirle

Se sei titolare di un negozio dovresti chiederti cosa sono le differenze inventariali, come individuarle e come ridurle. Partiamo dal significato: le differenze inventariali rappresentano la differenza che c’è tra la quantità di prodotti che dovrebbero essere presenti nel magazzino e quelli che invece sono effettivamente presenti.

Da cosa dipendono? I fattori possono essere molteplici e di varia natura. Il primo step è individuare le cause che determinano queste problematiche e così, dopo un’attenta analisi, capire dove e come intervenire per una perfetta gestione del magazzino.

Cosa sono le differenze inventariali e come individuare le cause principali

Le differenze inventariali possono essere determinate da due tipologie di cause: criminali e operative. Entrambe si suddividono in tante piccole sottocause che è opportuno conoscere.

Cause criminali

La rilevazione delle differenze inventariali parte innanzitutto dall’analisi delle cause. Tra quelle criminali rientrano i furti esterni, che possono essere rapine, taccheggi, frodi esterne o frodi online.

A questi si affiancano i furti e le frodi interne, messe a segno da personale interno. Tra queste rientrano il furto della merce, l’annullamento degli scontrini, il consumo di prodotti, l’abuso di fidelity card per dipendenti, furto di denaro in cassa o frodi legate al raggiungimento di obiettivi aziendali.

E poi bisogna considerare i furti commessi dagli stessi fornitori, che possono essere addetti alla pulizia o alla sorveglianza oppure fornitori dei servizi logistici o della merce stesse.

Cause operative

E poi ci sono le cause operative che invece dipendono da errori commessi dall’amministrazione o dalla contabilità e riguardano principalmente negozi di abbigliamento.

Tra le cause operative rientrano altre problematiche legate a merce scaduta o deteriorata, rotture o scarti.

Come gestire le differenze inventariali e come individuarle

Ora che abbiamo capito le differenze inventariali cosa sono, è opportuno comprendere come individuarle. Come abbiamo notato le cause possono essere molteplici e senza adeguate contromisure cercare le cause delle differenze inventariali può risultare difficile come trovare un ago in un pagliaio. La prima cosa da fare è quindi capire come stilare un inventario del negozio nel modo giusto, così da individuare i punti deboli e le criticità sulle quali intervenire tempestivamente.

Per rendere l’operazione ancora più efficace è opportuno stilare un inventario per reparti, per categorie di prodotto oppure per brand. Così facendo risulta più facile e anche più veloce riscontrare le problematiche e le anomalie che si verificano con maggiore frequenza.

Hai notato ad esempio che in una determinata area del negozio mancano spesso articoli? Allora chi gestisce quell’area è probabilmente il responsabile delle sparizioni dei prodotti.

Oppure se le cause sono da attribuire principalmente a furti e taccheggi nei negozi, sarebbe opportuno rinforzare il sistema di videosorveglianza con più telecamere, così da poter monitorare tutte le aree del negozio, compresi i punti ciechi.

Il valore delle differenze inventariali può essere calcolato secondo due modalità: sul prezzo di acquisto del prodotto oppure sul prezzo di vendita del prodotto.

Come ridurre le differenze inventariali?

Eccoci arrivati al dunque: quali misure adottare per contrastare le differenze inventariali? Puoi adottare diversi accorgimenti in base al fatto che le problematiche siano legate più a cause criminali oppure operative.

Cosa fare contro le cause criminali

Contro le cause criminali esterne, principalmente furti e tacchetti, la cosa migliore è rivedere la predisposizione del locale.

Tutte le scaffalature e i prodotti devono essere ben visibili e, in ogni caso, è opportuno rinforzare il sistema di protezione interna con maggiori videocamere.

Se in negozio sono esposti prodotti piccoli e di alto valore, è meglio custodirli in vetrinette chiuse.

Contro il taccheggio puoi adottare altre misure come un personale di sorveglianza, sistemi di allarme sonori, barriere ed etichette antitaccheggio.

Se si tratta di cause criminali interne, la situazione è più complessa. Per combatterle automatizza le diverse attività con un apposito software che tenga traccia di tutte le operazioni, a partire dalla cassa.

In questo modo puoi tenere traccia di tutta la merce: da quella venduta, a quella stipata nel magazzino fino a quella in uscita. Sarà più facile risalire ai responsabili che sono disincentivati dal commettere azioni fraudolente.

Cosa fare contro le cause operative

Contro le cause operative bisogna invece rafforzare tutte le attività collegate alla contabilità del negozio, seguendo procedure ben specifiche in grado di azzerare o quanto meno di minimizzare errori o sviste che poi vengono pagate care.

Per quanto riguarda altre problematiche, come il deperimento o il deterioramento dei prodotti, adotta sofisticati strumenti tecnologici che ne garantiscono la perfetta conservazione.

Predisponi nel modo giusto i prodotti all’interno del magazzino, così risulta molto più facile accedere agli articoli necessari e strutturare tutto nel modo giusto.

Un buon software gestionale ti aiuta a gestire i prodotti in giacenza e di aggiornare in tempo reale l’inventario, così puoi tenere sotto controllo le scorte ed effettuare nel modo corretto i riassortimenti in base alle esigenze.

Ricorda infine di effettuare un documento di scarico, così la merce viene scaricata dal magazzino e dallo stesso inventario del negozio.

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