Sei alla ricerca di un metodo strutturato che ti consenta di gestire ed organizzare tutti i tuoi impegni, senza ritrovarti con l’acqua alla gola?
Allora dovresti sapere cos’è la matrice di Eisenhower, un sistema per massimizzare la produttività di un’azienda e quella personale.
Dwight D. Eisenhower partecipò alla seconda guerra mondiale ed alla guerra di Corea, dopodiché ricoprì la carica di presidente degli Stati Uniti guidando il paese nel periodo del post-guerra. In quanto ad impegni e priorità, ne sapeva qualcosa.
La matrice di Eisenhower si basa su un semplice postulato: “Ciò che è importante raramente è urgente; ciò che è urgente raramente è importante”.
É definita anche come matrice di Covey, educatore, scrittore e uomo d’affari statunitense che riprese e approfondì i concetti espressi da Eisenhower.
Indice
Cosa si intende per importante ed urgente?
Tutti noi sappiamo cosa è importante e cosa è urgente, ma le accezioni possono variare a seconda delle persone o dei momenti.
Per te ad esempio una cosa può essere importante, ma non per un’altra persona. Oppure una determinata azione è importante oggi, ma non lo è domani.
L’importanza delle cose da fare dipende da diverse variabili, come gli obiettivi prefissati o i propri principi. Scegliere quali sono le cose importanti per la propria azienda aiuta a gestire meglio il tempo ed ottimizzare la produttività.
Se importante è quindi un concetto soggettivo, urgente invece è oggettivo poiché dipende dal tempo. In tal caso l’azione non si può derogare, poiché il tempo è un concetto immutabile che non ha una scala di valori.
Seguendo questi semplici ma efficienti principi, capirai come distinguerti dai competitor.
Cos’è la matrice di Eisenhower e come è strutturata?
I parametri principali della matrice di Eisenhower sono quindi due: importanza ed urgenza. Partendo da questi due concetti si ottengono 4 quadranti:
- 1: cose urgenti ed importanti da fare immediatamente (azioni non delegabili);
- 2: cose importanti e non urgenti da fare in un secondo momento (azioni da pianificare);
- 3: cose urgenti e non importanti da delegare immediatamente (azioni che possono compiere anche altri);
- 4: azioni non importanti e non urgenti da non fare assolutamente (azioni superflue).
A questo punto analizziamo i significati di ogni singolo quadrante per organizzare le proprie attività e snellire ed ottimizzare la produttività di un’azienda.
Quadrante 1: crisi
Il primo quadrante comprende tutte quelle azioni che vanno compiute il prima possibile e che non sono delegabili. Vi rientrano problemi pressanti, contratti in scadenza, appuntamenti con i clienti ecc.
Se rimandi queste azioni rischi di commettere errori e, anche se li individui, non sempre hai il tempo o il modo per porvi rimedio. Queste azioni non vanno rimandate e hanno la priorità assoluta.
Quadrante 2: qualità
Questo quadrante fa riferimento a tutte quelle attività importanti ma non urgenti, tra le quali rientrano progetti a medio/lungo termine, strategie aziendali, indagini di mercato ecc.
Tutte queste attività vanno condotte all’insegna della qualità, poiché devono essere fatte bene piuttosto che presto. Ciò non significa che puoi rimandarle all’infinito, ma ritagliati uno spazio di tempo da dedicare esclusivamente a questi progetti da fare con calma ed attenzione.
Quadrante 3: inganno
In questo quadrante, associato all’inganno, rientrano quelle attività che hanno una certa urgenza ma che non sono importanti. Si tratta di riunioni superflue, appuntamenti di poco conto, mansioni che non rientrano nelle tue competenze ecc.
Queste attività rischiano di farti perdere tempo prezioso, quindi la cosa migliore è delegarle per liberarti da incombenze seccanti e superficiali.
Quadrante 4: spreco
Il quadrante 4 infine fa riferimento a tutte quelle attività del tutto inutili e non urgenti, che ti fanno sprecare tempo preziosissimo che potresti dedicare ad altro. Evita quindi di restare impelagato in discussioni inutili o progetti senza né capo né coda che ti fanno perdere di vista le vere priorità del tuo lavoro.
TIME: lo schema per compilare la matrice
A questo punto il quadro dovrebbe esserti più chiaro, ma per avere un punto di riferimento segui lo schema TIME: tassativo, importante e indispensabile, mobile o dare mansione a qualcun altro, eliminabile.
Tieni a mente le priorità e svolgi le tue azioni secondo lo schema TIME. In questo modo puoi pianificare il lavoro per ridurre lo stress, essere più brillante e concentrato, lavorare meglio, focalizzarti sugli obiettivi, avere più tempo a disposizione per te stesso e dedicarti ai progetti realmente importanti.
La matrice di Eisenhower rientra tra le strategie di marketing digitale per piccoli negozi, per i quali l’ottimizzazione del tempo e delle risorse è ancora più importante delle grandi aziende.
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