I titolari di negozi fisici e di shop online devono considerare una serie di aspetti relativi alla loro attività: la fidelizzazione dei clienti, il riassortimento della merce e l’ottimizzazione della user experience. C’è però un fattore che non va ignorato: il prodotto è il core business di ogni attività e se non è disponibile si verificano situazioni imbarazzanti e controproducenti, come l’out of stock. Ne hai mai sentito parlare? Sai cos’è l’out of stock?
Questa evenienza nefasta si verifica quando si esauriscono le scorte di un prodotto in magazzino, nel negozio fisico o nello shop online. Facile immaginare quali siano le conseguenze dell’out of stock, noto anche come rottura di stock. Calano le vendite e di conseguenza il fatturato e si rischia di perdere clienti.
I consumatori moderni sono poco “fedeli”, non ci pensano un attimo se devono “tradire” il loro brand di riferimento. Se non è disponibile un articolo in un negozio online o fisico, lo andranno sicuramente a cercare altrove. Una situazione del genere non solo fa perdere clienti, ma ha un impatto negativo per quanto riguarda l’immagine del brand che dà un’idea di approssimazione e di scarsa competitività.
Come risolvere i problemi di out of stock? Per prima cosa bisogna avere a disposizione sempre in magazzino una scorta di sicurezza, chiamata buffer stock, affrontando con maggiore serenità ritardi o variazioni della domanda.
Indice
Cos’è l’out of stock e quali sono i fattori che lo determinano?
L’out of stock può dipendere da vari fattori, che talvolta sfuggono al controllo stesso del negoziante. Conoscere le cause di questa problematica sicuramente aiuta ad intraprendere le contromisure adeguate, ecco quelle più frequenti e ricorrenti:
- aumento repentino e non previsto della domanda. Per diversi motivi durante l’anno ci potrebbe essere un aumento improvviso della domanda che coglie le attività alla sprovvista. Una situazione del genere può capitare, ad esempio, quando un influencer o una persona famosa sfoggia un capo d’abbigliamento o un accessorio durante un evento importante rendendolo improvvisamente di tendenza;
- errata previsione della domanda. Può capitare che le attività fanno previsioni errate sulla domanda dei consumatori e quindi ordinano un quantitativo di prodotto inferiore rispetto a quello effettivamente necessario;
- errori nell’inventario. Potrebbero esserci alcuni errori tra i dati dell’inventario e le merci effettivamente presenti nel magazzino. Per evitare questa situazione è opportuno capire come gestire correttamente l’inventario;
- ritardi. Altra problematica con la quale potresti fare i conti è il ritardo nel trasporto o il ritardo delle consegne da parte dei fornitori. La mancanza di una materia prima, ad esempio, potrebbe rallentare o addirittura bloccare l’intero ciclo produttivo. Cerca di rivolgerti a fornitori e corrieri affidabili, anche se questa situazione purtroppo sfugge al tuo controllo poiché i ritardi possono sempre verificarsi.
Cos’è l’indice di rottura di stock
Il segreto per evitare la rottura di stock è mantenere in perfetto equilibrio la domanda e le riserve custodite e stoccate in magazzino, e tra il tempo dell’ordine e della consegna. Se salta uno di questi equilibri, allora si verifica la rottura di stock.
Per garantirsi una corretta gestione delle scorte e per evitare pericolosi squilibri, devi considerare il cosiddetto indice di rottura di stock, uno dei più importanti KPI del magazzino da tenere sotto controllo.
La formula corretta è la seguente:
- indice di rottura di stock: ordini non consegnati/ordini totali x 100.
Come evitare gli scaffali vuoti?
Ora che abbiamo una panoramica completa dell’out of stock, possiamo concentrarci maggiormente sulle contromisure da adottare per evitare di avere scaffali vuoti.
Per prima cosa devi sempre prevedere un margine di errore, evitando che possano mancare alcuni prodotti. Devi conoscere alla perfezione il ciclo di vita di ogni prodotto e adottare tutte le misure necessarie con largo anticipo per prevenire e gestire improvvisi picchi di richiesta che possono essere di carattere stagionale.
Negligenze ed errori umani possono capitare, perciò devi prevedere ogni possibile intoppo. Per un corretto monitoraggio del magazzino e delle scorte, tieni sempre sotto controllo:
- il punto di riordino (reorder point). Questo KPI ti avvisa quando le scorte stanno per esaurirsi e ti indica la necessità di un rapido riapprovvigionamento;
- indice di rotazione delle scorte. Grazie a questo indicatore puoi sapere con quale frequenza le merci entrano ed escono dal tuo magazzino. Questo KPI è molto utile sia per calcolare le quantità di scorte di cui hai bisogno, sia per capire quanto spazio stanno occupando nel tuo magazzino (leggi anche: come fare la rotazione del magazzino);
- buffer stock. Sono le cosiddette scorte di sicurezza già menzionate precedentemente. Boom di richieste di prodotti possono arrivare in qualsiasi momento, quindi è essenziale non farsi trovare spiazzati e avere a disposizione un quantitativo di merce in più per far fronte ai picchi improvvisi e imprevisti.
Sicuramente può darti una grande mano un gestionale efficace che, oltre ad aggiornare la mappatura delle merci, ti consente di conoscere lo stato dell’inventario in tempo reale. La digitalizzazione dei magazzini rende molto più efficiente il tuo business e ti aiuta anche a comprendere quali sono i prodotti più o meno richiesti per calibrare il tiro nella tua offerta.
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