Magazzino abbigliamento: come organizzarlo nel tuo negozio

A differenza di quanto pensano molti negozianti, avere una perfetta gestione del magazzino non è un’impresa impossibile.

Tuttavia, è necessario avere una certa organizzazione e, soprattutto, metodo.

In questo modo, si può organizzare il magazzino negozio e snellirlo senza rinunciare al suo ruolo di location in cui stipare le scorte.

Vediamo insieme come fare tutto ciò.

LEGGI ANCHE: Gestione del magazzino con i codici a barre

Non esagerare con gli ordini

Per prima cosa, organizzare il magazzino di abbigliamento vuol dire ridurre gli ordini e non esagerare.

Quindi, è sempre meglio finire prima la merce già disponibile, per evitare l’accumularsi di capi in eccesso, e poi fare nuovi ordinativi.

Questa pratica, oltre ad agevolarti nella gestione del magazzino, risulterà piacevole anche ai tuoi potenziali clienti, che saranno certi di acquistare da te sempre capi originali, che non sono stati già venduti a decine di persone.

Organizza le scorte

Secondo il sito inglese di logistica Lean Warehousing, si definisce “magazzino snello” il posto in cui “sono stati eliminati tutti gli sprechi, vale a dire le scorte eccessive, i resi e, naturalmente, la merce fallata”.

Se le ultime due, nel caso in cui vendi marchi importanti, si possono facilmente eliminare, le scorte sono invece croce e delizia nella gestione magazzino negozio.

Questo perché, da un lato, non possono essere totalmente azzerate, ma, dall’altro, rappresentano un capitale immobilizzato, che occupa solo volumi di spazio rilevanti.

Pertanto, la cosa migliore da fare è trovare il giusto bilanciamento tra ciò che serve e quello che è in più.

Per ottimizzare al meglio le tue scorte e soprattutto, capire esattamente che tipo di merce andare a rinnovare, ti invitiamo a leggere la nostra guida sulla rotazione del magazzino.

Ottimizza gli spazi

Dopo aver affrontato (e risolto) la questione delle scorte, per organizzare al meglio il tuo magazzino è bene fare un elenco completo di tutti i prodotti da inserire, per capire quanto spazio sarà occupato e quanto, invece, può essere tenuto libero per gli spostamenti dei capi.

Organizza la tua gestione magazzino abbigliamento con mensole, scaffali, scomparti e considera che, oltre a quelli che si riempiranno, è sempre necessario avere qualche ripiano vuoto per i periodi in cui si vende di più ma i rappresentanti non consegnano quotidianamente (es. Natale).

Quantifica bene il tempo che impieghi a svuotare il magazzino, così da comprendere quanti mesi resterà occupata ogni porzione del deposito ed ogni quanto dovrai rifare gli ordinativi.

Per ottimizzare gli spazi, lavora sempre in altezza, così da poter posizionare la merce in ordine lasciando libero il passaggio nel retrobottega.

Tieni tutto in ordine

A prescindere dall’organizzazione e suddivisione degli spazi, ricorda che il magazzino dev’essere sempre tenuto in ordine, fin dall’arrivo dei colli; in questo modo, tutte le altre operazioni risulteranno più facili.

Dopo aver organizzato il magazzino con degli scaffali a più piani, preparare una legenda dove farai corrispondere a ogni elemento da te scelto uno specifico tema.

Se, ad esempio, hai scelto le forme geometriche, posiziona all’esterno di ogni scaffale, in maniera visibile, dei fogli che riportano la figura selezionata, così l’associazione scaffale/tema sarà immediata.

In questo modo, se con il quadrato hai segnato gli abiti lunghi e devi cercare quello con la schiena in pizzo di colore rosso taglia S, saprai subito dove andare a prenderlo.

Suddividi i singoli ripiani dall’alto verso il basso e posiziona nella parte più estrema i set (completi con capo vita più capo spalla), nei ripiani intermedi i capi spalla singoli, in quello subito sotto i capi vita unici e poi, nell’ultimo ripiano, sciarpe, cinture, foulard e qualsiasi altro accessorio che può essere abbinato al tema prescelto.

Completa il tutto creando, per ogni singolo ripiano, delle pile, necessariamente della stessa dimensione, a prescindere dalla taglia; in questo modo, non si creerà la famosa “forma a piramide” che provoca il crollo di tutto ciò che hai piegato.

Anche in questo caso segui un ordine preciso: la taglia più grande in basso, la più piccola in alto.

Fatti aiutare dalla tecnologia

Per snellire la gestione del magazzino, può esserti d’aiuto avere tutto segnato con delle etichette barcode, facili da scannerizzare, con le quali puoi avere un controllo totale delle disponibilità.

Oltre a questo, puoi ricorrere ad un software gestionale specifico, che automatizzi le procedure di movimentazione del magazzino, per alleggerire il tuo carico di lavoro e diminuire la possibilità di commettere errori.

Come snellire il magazzino e averlo sempre in ordine: il Metodo 5S

In Giappone, per riorganizzare il magazzino e snellirlo, è stato sviluppato un Metodo definito delle “5S”, basato proprio su cinque azioni che possono aiutarti a tenere in ordine il magazzino riducendo lo spreco di tempo, di materiale, gli interventi di manutenzione e di riordino, migliorando così la qualità di lavoro tua e dei tuoi dipendenti. 

Ecco quali sono

1. SEIRI: separare il necessario dal superfluo eliminandolo;
2. SEITON: ordinare i materiali in posizioni ben definite, per velocizzare i tempi di ricerca. Ogni cosa che serve dev’essere facile da vedere, da prendere e da riposizionare;
3. SEISO: pulire ed ordinare sistematicamente le varie aree di lavoro per scoprire, risolvere e prevenire eventuali problemi;
4. SEIKETSU: definire e formalizzare nuovi standard di sistemazione. Questo significa determinare ed applicare regole e modalità operative tramite procedure ed istruzioni;
5. SHITSUK: sostenere il miglioramento continuo dell’organizzazione attraverso l’istituzione di un sistema di monitoraggio e verifica del rispetto delle regole.

Come gestire le giacenze di magazzino con il metodo Kanban

La logica che sta alla base del metodo Kanban è quella che la richiesta a monte non deve mai essere superiore alla domanda che arriva dai livelli a valle della catena commerciale.

Per quanto riguarda la gestione delle giacenze, questo significa ordinare una quantità precisa di merce, né più né meno di quanto è necessario.

Per fare ciò, prima di tutto è necessario avere sotto controllo tutti i reparti del tuo magazzino.

Una logistica confusa, oltre a far perdere tempo nella ricerca, non ti permette di capire quando un determinato prodotto si sta esaurendo. 

Quindi, ogni capo va etichettato, messo al suo posto e, quando tutto sarà registrato, allora avrai il pieno controllo del magazzino.

A questo punto, puoi applicare il metodo alla gestione degli ordini, rendendo il processo più semplice e rapido perché puoi fare la richiesta al fornitore e ricevere una conferma in tempo quasi reale, facendo mettere il carico già in corso di spedizione.

Il vantaggio più immediato di gestire il magazzino con il metodo Kaban è che puoi ordinare solo i prodotti e le quantità che ti servono davvero, senza sprecare spazio per tenere gli articoli in magazzino o rischiare di rimanere senza scorte.

Oltre a questo, puoi contare anche su:

1. un notevole risparmio economico;
2. una relazione con i fornitori potenziata e più proficua;
   
3. un’attività di acquisto molto più snella ed efficace.
   

Infatti, un’ottimizzazione a questi livelli è fondamentale per la gestione delle scorte e, quindi, anche per le necessità degli ordini perché, sapendo in anticipo di avere un numero preciso di articoli, si riesce a determinare con anticipo quando effettuare un riordino, tenendo conto anche delle vendite effettuate in precedenza.

Questo ti permette di non rimanere mai senza prodotto e, allo stesso tempo, di ordinare solo in base all’effettivo consumo.

Un risparmio notevole in termini di spazio e costi, che può potenziare moltissimo il tuo sistema logistico, dandoti la possibilità di gestire alla perfezione le giacenze di magazzino e trasformarle in guadagni reali per te e la tua attività.

Come ridurre i costi di gestione delle giacenze di magazzino

Come ben sai, le giacenze in magazzino hanno sia un valore che un costo di mantenimento. 

Se la merce diventa invendibile, perde di appeal e rimane solo un peso.

Per questo motivo, è molto importante misurare la spesa di gestione delle giacenze, in modo da avere sotto controllo il rendimento del tuo magazzino.

Per fare ciò, l’unica domanda che devi porti è: di quanto le spese di mantenimento di un prodotto in magazzino superano il costo stesso del prodotto? 

Sapere la risposta ti permetterà di scegliere il fornitore migliore a cui affidarti, affinché le tue scorte siano un valore e non soltanto un costo.

Pertanto, le considerazioni da fare sono tante come, ad esempio, quale grossista fa lotti minimi con maggiori unità di articoli, per quanto tempo devi tenere la merce, di quanto spazio hai bisogno, ecc.

In base a questi fattori, devi fare il conto con il costo del prodotto che va ad incidere nella gestione delle scorte.

Quindi, il controllo delle giacenze è un’operazione davvero complessa, da affrontare in modo serio e competenze.

Tuttavia, è possibile semplificare il lavoro adottando un sistema che elimina gli sprechi e mantiene l’inventario alla massima efficienza: il metodo Kanban.

Come definire i costi di magazzino

Per comprendere come ridurre i costi di magazzino, bisogna innanzitutto definirli. Ne esistono tre categorie:

• costi di gestione degli ordini;
• costi di detenzione della merce in magazzino;
• costi di rottura di stock.

I costi di gestione degli ordini

I costi di gestione degli ordini sono quelli standard che ogni attività deve sostenere quando effettua un ordine. Tra questi sono compresi:

• i costi di logistica, come ricezione, verifica e trasporto della merce;
• i costi amministrativi, che vanno dalla fatturazione alla contabilità fino ad altre spese legate agli ordini.

I costi di detenzione della merce

Questi sono i costi più importanti e che incidono maggiormente sul budget. Tra questi sono compresi:

• il magazzinaggio, inteso come affitto o acquisto del locale o altre spese legate alle utenze come acqua, elettricità, riscaldamento, manutenzione ecc.;
• costi legati al funzionamento del magazzino, come personale, sistemi hardware e software e la stessa rotazione del magazzino.

I costi di rottura di stock

Altri costi infine sono quelli che riguardano la rottura di stock, l’obsolescenza ed il reperimento della merce ecc.

Conoscere gli spazi e pianificare il Layout del Magazzino

Che sia di piccole dimensioni o composto da più ambienti, a volte anche su più piani, la cosa principale è quella di studiare la forma e la dimensione dello spazio a disposizione nel magazzino. Prendendo le misure e riportando su un foglio la pianta del proprio ambiente si ha il tempo di ragionare sugli spazi ed avere una visione d’insieme dell’organizzazione:

Suddividere lo spazio in zone specifiche per tipo di prodotto, stagionalità o frequenza di vendita può ridurre significativamente i tempi di ricerca e movimentazione della merce. Perciò effettua diverse prove elaborando più ipotesi e, alla fine, scarta le ipotetiche organizzazioni fino a trovare quella che più di tutte soddisfa i tuoi bisogni.

LEGGI ANCHE: Rotazione del magazzino: i fattori da prendere in considerazione

Non dimenticare di considerare l’altezza dell’ambiente: Puoi sfruttarla fino in cima impiegando contenitori impilabili e pallet configurabili per massimizzare l’uso dello spazio verticale, assicurandoti che siano progettati per sopportare il peso senza compromettere la sicurezza.

Adozione di Tecniche di Stoccaggio Lean

Le tecniche di stoccaggio Lean sono sistemi di organizzazione del lavoro che mirano a eliminare gli sprechi attraverso la continua ottimizzazione dei processi di lavoro. Questo approccio include la riduzione degli spostamenti inutili, l’implementazione di sistemi per il rifornimento dell’inventario e la standardizzazione delle procedure di stoccaggio.

L’adozione di queste tecniche può significativamente aumentare la velocità e l’efficienza dello stoccaggio, riducendo i costi e migliorando la qualità del servizio. Ma quali sono queste tecniche? Vediamone alcune:

1. Il Sistema Pull (Kanban), è un sistema basato sull’idea che anzichè acquistare basandosi su “previsioni”, si facciano nuovi rifornimenti di merce solo in base alla domanda effettiva, servendosi di segnali visivi (ad esempio, carte o segnali elettronici) per indicare quando è necessario ordinare più materiale. Questa tecnica, che si sposa appieno con il “pronto moda”, offre il vantaggio di ridurre le scorte e, di conseguenza, l’investimento, evitando accumuli di merce invenduta in giacenza.
2. Il Sistema delle 5S è un metodo giapponese utilizzato in moltissimi ambiti per organizzare un posto di lavoro in modo efficiente e efficace. Il sistema prende il nome da 5 principi cardini: 1.Eliminare ciò che non è necessario nella postazione di lavoro (Seiri); 2. Organizzare gli strumenti, i materiali e le attrezzature in modo ordinato e logico (Seiton);  3. Pulire il posto di lavoro (Seiso); 4. Ripetere le fasi assicurandosi di mantenere sempre l’ordine iniziale (Seiketsu); 5. Nessuna distrazione: Mantenere la concentrazione per imporsi rigore e disciplina nel proseguo (Shitsuke)
3. JIT (Just-In-Time) è un approccio di produzione che riduce gli sprechi minimizzando l’inventario. L’idea è quella di ricevere i materiali solo nel momento in cui sono necessari nel processo produttivo, riducendo così lo spazio di stoccaggio necessario e i costi associati.

Magazzino: l'importanza delle risorse umane

Anche se siamo nel pieno della rivoluzione digitale, dove a fare la parte del leone è la tecnologia, non bisogna dimenticare l’importanza delle risorse umane. L’automazione delle attività indubbiamente è un grande vantaggio per il tuo magazzino, poiché tutte le operazioni vengono notevolmente velocizzate e si riducono sensibilmente gli errori. Non bisogna però dimenticare che le persone, con le loro competenze, danno un contributo insostituibile alla crescita dell’azienda.

Dall’addetto alle consegne al responsabile di magazzino fino al mulettista, tutti ricoprono un ruolo fondamentale nell’ambito della corretta gestione del magazzino. Basterebbe un solo errore per mandare a monte il lavoro di un intero gruppo. Devi quindi investire in formazione del personale, tenendolo aggiornato su tutte le ultime novità che riguardano la logistica e le tecnologie di ultima generazione.

Gli investimenti fatti per la formazione dei dipendenti si trasformeranno poi in un magazzino più efficiente e in una migliore soddisfazione finale del cliente. La formazione non deve interessare solo le capacità pratiche e operative dei singoli dipendenti, ma deve concentrarsi anche sulle competenze relative alla loro posizione. Come già specificato prima un manager deve avere ottime capacità interpersonali, capacità di coordinamento dei team e capacità di problem solving per risolvere con brillantezza ogni imprevisto.

Foto: Pixabay