Inventario negozio: come farlo nel modo giusto

Chi gestisce un negozio sa bene che l’inventario magazzino è uno degli incubi più grandi per gli addetti ai lavori.

Infinite ore nel retrobottega a contare e spostare la merce affinché nulla sfugga al controllo.

E sì, perché l’inventario negozio non è altro che un elenco di tutti i prodotti in giacenza; un’attività fondamentale da svolgere, per valutare eventuali acquisti di merce.

Per questo, va effettuato con una certa periodicità e confrontato con l’elenco degli articoli venduti.

Si tratta di un lavoro di grande precisione, che pone titolari e commessi alla continua ricerca di metodi veloci (ma puntuali) per realizzarlo.

Ecco perchè, in questo articolo, ti daremo alcuni consigli utili su come si fa un inventario di magazzino in poco tempo e senza ansie.

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Dotati di penna e calcolatrice

Per fare un inventario, la tecnologia può essere un grandissimo aiuto se ti affidi ad un software di gestione in grado di facilitare il tuo lavoro. 

A volte, però, questo non è possibile e sei costretto a ricorrere a fogli Excel o a carta e penna.

In quest’ultimo caso, tieni sempre a portata di mano penne ed evidenziatori di colori differenti, in modo da evitare di andare alla ricerca di uno strumento per scrivere proprio nel bel mezzo del tuo inventario di magazzino.

Inoltre, munisciti di una calcolatrice: ti tornerà di certo utile!

Monitora i prodotti con riordini frequenti

I prodotti vanno suddivisi a seconda della velocità con cui tendono ad esaurirsi, pertanto bisogna monitorare attentamente quelli che richiedono riordini frequenti. 

Per avere un quadro più completo della situazione, è consigliabile segnare sulle macrocategorie di ogni prodotto i fornitori ed il livello minimo di scorta richiesto. 

Raccogli per ripiani la merce uguale

Come fare un inventario quando in magazzino si hanno tanti prodotti diversi tra loro? Semplice, basta raccogliere per ripiani la merce uguale: tutte le camicie da una parte, i cardigan da un’altra e così via.

Organizza per colore, taglia ed etichetta ogni scaffale, contenitore o scatolone in modo da renderli individuabili con una rapida occhiata. 

Avere un’ottima organizzazione del magazzino può essere di grande aiuto in qualsiasi situazione, per questo i magazzini verticali sono soluzioni “all-in-one” particolarmente utili ed efficienti. 

Innanzitutto, automatizzano completamente il magazzino e risolvono il problema dell’inventario, e poi non sono nemmeno costosi e rimpiazzano alla grande i vecchi scaffali, garantendo un minore ingombro e un maggiore spazio a disposizione per la movimentazione della merce.

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Disponi la merce in modo che la più utilizzata sia facilmente accessibile

Quando fai l’inventario, disponi la merce in magazzino in modo che la più utilizzata sia anche quella più facile da raggiungere per te.

Al contrario, lascia nelle retrovie i prodotti poco richiesti; così, eviterai mancanze di materie prime necessarie, che possono determinare un ritardo nella produzione e, di conseguenza, una riduzione del fatturato finale.

Organizza l’inventario sia in entrata che in uscita

Per sapere come fare l’inventario della merce sia in entrata che in uscita puoi aiutarti con gli scontrini emessi; in questo modo, non avrai problemi quando dovrai effettuare il conteggio degli articoli ancora a disposizione. 

In tal caso, puoi utilizzare un normale foglio Excel che offre tabelle dettagliate e ben organizzate ed avere così una panoramica completa dell’inventario e del magazzino.

Fissa l’inventario almeno una volta al mese

Se dovesse trascorrere troppo tempo tra un inventario e l’altro, il tuo lavoro potrebbe complicarsi fino a creare una matassa impossibile da districare. 

Ecco perché tenere sotto osservazione le merci in esaurimento almeno una volta al mese ti consente di effettuare il riordino in tempo utile per soddisfare le richieste dei tuoi clienti. 

Ricorda che gli articoli vanno riordinati anche in base al tempo di consegna dei fornitori e a quello di ricezione degli utenti, soprattutto online.

Conserva sempre una copia dell’inventario

Conserva sempre una copia dell’ultimo inventario che hai fatto, una in formato cartaceo all’interno di raccoglitore ed un’altra nel PC del negozio.

Tieni le copie a portata di mano affinché possano essere consultate all’occorrenza.

Appunta l’entrata e l’uscita di grandi quantità di merce

L’ultimo consiglio su come fare inventario alla perfezione è quello di consultare i tuoi appunti quotidiani sulle movimentazione del negozio.

Così, risulterà più facile evitare mancanze di merci o, al contrario, una giacenza eccessiva dei prodotti, che rischiano di usurarsi perdono il loro valore commerciale.

Perché l’inventario è fondamentale?

Una volta capito quali sono i passaggi fondamentali per gestire l’inventario nel modo corretto, ecco di seguito 5 motivi per i quali non puoi assolutamente farne a meno.

Individuare gli eventuali furti per rafforzare i sistemi di sicurezza: Il furto purtroppo è uno dei problemi più frequenti nei negozi e ha un impatto rilevante sulle giacenze. Probabilmente non riuscirai mai ad eliminare il taccheggio, ma tramite inventari regolari puoi individuare i prodotti più rubati o le zone dove si verificano i maggiori furti, così da rafforzare i sistemi di sicurezza.

Valutare l’apprezzamento dei prodotti: Tramite l’inventario puoi scoprire quali prodotti vendono di più e quali di meno. Se alcuni prodotti restano a lungo nel negozio, probabilmente devi abbassare il prezzo oppure sposarlo per renderlo più visibile.

Una migliore gestione delle finanze: Eventuali discrepanze relative alle merci nei magazzini possono determinare anomalie nei dati finanziari necessari per raggiungere gli obiettivi prefissati. Tramite un inventario meticoloso puoi identificare tali anomalie per prendere le giuste contromisure nell’immediato e non alla fine dell’anno contabile, quando ormai è troppo tardi per prendere provvedimenti.

Ottimizzare il processo di ordine della merce: Un buon inventario è in grado di mettere in evidenza gli ordini in esaurimento, così da provvedere ad un nuovo ordine ed evitare ammanchi, ma anche indicare prodotti danneggiati durante il trasporto, rubati o non consegnati.

Migliori strategie di prezzo: Se fai l’inventario periodicamente sei in grado di capire come stanno andando le vendite, quali sono i profitti, quali prodotti vendono di più e quali di meno. Tutti questi dati raccolti ti danno utili indicazioni sulle strategie di prezzo da adottare, così da massimizzare i profitti.